【保存版】運営未経験者必見!?バドミントンの大会はこうやって運営します!

皆さんはじめまして!

今回mintonブログに寄稿することになりました、まいじゅん(@maijun2)と申します!

ネットプレイな日々というバドミントン多めの雑記ブログを8年近く運営していたら、minton代表の平子さん(@hirako_minton)に誘われたので、今回このブログで記事を書く為に遠征しにきました。もち勤務先は副業禁止なのでボランティアですよ(^-^)v

普段はTwitterなどではアレな評価を受けたりしてます。

アレ↓

そんなの気にせずこのブログをご覧の方のお役に立てれば幸いです♪

さて「mintonブログで何書こっかな?」という話が出た際、代表の平子さんより・・

平子
大会運営に関する記事だと嬉しいですね。
maijun
承知しました!
maijun
未経験者の参考になるのを書こうっと!

そう考え、今回はバドミントン大会運営未経験者の方の参考になる記事をお届けします。

バドミントン大会運営は大きく分けて5つのパート

このブログをご覧になっている皆さんの中にはバドミントン大会の運営をしたことがある方も多いのではないでしょうか?

実は私も5年以上、那覇市バドミントン協会の役員としてお手伝いをさせてもらい、各種大会の運営をしてきました。もちろん最初は運営なんてまったくわからない素人の状態でした。

そこから20回以上の大会運営に携わり、全体の流れや注意点もある程度は見えてきました。

大会運営は、大きく分けて5つのパートに分かれます。

  1. 大会計画・要項準備・広報案内
  2. 参加申込みの受付
  3. 組み合わせ検討
  4. 大会当日の運営
  5. 大会終了後のまとめ・結果発表

結構な注意すべき点もありますので、運営未経験の方は要チェックですよ!

運営パート①:大会計画・要項準備・広報案内

バドミントン大会を実施することになり色々と最初の準備を始める場合に注意すべきは、収支計画でしょう。

ちなみに支出としては・・・

  • 体育館の使用料
  • シャトル代金
  • 賞状やスコアシートなど印刷物の準備
  • 景品代金
  • 運営担当の方の弁当代金
  • (場合によっては空調費用や運営スタッフの報酬など)

もろもろお金がかかっちゃいます。100人規模の大会運営するにしても軽く20万円以上は支払いが必要になってくるんです。

上記支出を考慮し、収入も参加見込み者数を元に予算立てしましょう!

参加者が喜んで毎年参加してもらう事を意識し、エントリ料金も常識ある範囲で設定すると、きっと大会実施も長続きする事間違いなしです。

予算計画や参加見込み者数、体育館の予約などが終われば、案内要項を作成し参加見込み者への案内となります。

ちなみに・・・

大会案内や要項など少し前は紙媒体でしたが、最近はインターネットでの案内が主流ですね。どの都道府県や市町村協会でもWebサイトやブログなどで告知しているのを見かけます。

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mintonだと全国対象に大会開催を案内できるので、認知度向上に繋がりますね。

今パッと見るとmintonに登録されている大会総数が600件超えているんすが、これシステムミスじゃないですよね?>平子さん

すげーw

安定した集客は重要な要素なので、定期的にインターネットで告知続けてくださいませ。

運営パート②:エントリー(参加申込み)の受付

たぶん一番の難所かもしれないのがこのパートです。

参加人数が多くなればなるほど受付処理の回数も増えます。
また受付回数だけでなく組み合わせ検討も複雑怪奇になるというね(汗)

特にメールで大会受付する際に大変だったのが以下の事例です。

エントリ種目の記載がない。連絡先番号もない。メールで申込みしてきたので返信したらエラーで戻ってくる。ダブルス出場選手の二人分名字のみ。

こんな感じ↓

===
第○○回バドミントン大会参加
伊藤
近藤
===

受付出来ないし連絡も出来ないので未処理にしていると。。

===
申込みされてますか?
第○○回バドミントン大会参加
伊藤
近藤
===

いや・・あの・・・困る

maijun
いや〜(涙)

その間にも他の申込みが多数届き、寝る時間を削って受付処理をした覚えがあります。

Googleフォームやmintonなどを用いて、入力項目は定型化した方が絶対に受付処理が楽になります。これ本当です!

このあたり受付ご担当の方要注意ですよ!

運営パート③:組み合わせ検討・プログラム作成

紙の申込書、メール、Googleフォーム、mintonなどを用いて申込み受付が終わりましたらいよいよ組み合わせの検討ですね。

こんなの☟

トーナメント形式だと単純で良いのですが、リーグ形式だと注意すべき箇所が増えます。

リーグ形式☟

それは試合を行う順番です。

複数人で何回も試合を行うリーグ形式だと、試合順番を意識して組み合わせないと休み無しでぶっ続けで試合する場合も出てきます。

悪いケースでは「○○さんが今試合中だから次の試合できません」となり、全体の試合進行までずれてしまうと言う。。あぁ怖い!

一番ベストなのは、

  • 4チームでの予選リーグを複数ブロック
  • 一位 or 二位あがりを決勝トーナメントで運営

この方法だと参加する皆さんも最低でも3試合出来るので満足度高めになります。

ん?人数が足りない?

そんなときは、知り合いなどに参加協力を求めたり、他クラスの参加者へ参加クラスの変更など依頼してみましょう!

運営パート④:大会当日の運営・進行管理

大会申込みも受付完了し、消耗品や景品などの準備も万端。
さぁ大会当日になりました。

当日スムーズに運営するために、事前に準備した方が良いのは以下の資料でしょう。

  • タイムテーブル
  • 組み合わせ表(予選〜決勝)
  • 名前が入ったスコアシート
  • コート割り振り表
  • 当日支払いなら領収証
  • 開会式原稿

ちなみにタイムテーブルや組み合わせ表については、大会実施の数日前にインターネットで公開しておくと参加者の方々も喜びます。心構えできますもんね!

また意外と重要なのは対戦者氏名が記載されているスコアシートです。

スコアシートには対戦者氏名を記載しないといけない箇所がいくつかあるんですが、それを白紙のまま審判に渡して各自記入してもらうと、本来の相手とは違う人と試合をしていたっていうケースが出てきたりします(実話)

それを防ぎなおかつ審判の方の労力を減らすためにも、スコアシートは対戦者氏名が記載されたものを印刷準備しておいたほうが良いです。

maijun
個人的には試合終了後、運営本部でのチェックもしやすくなるのでスコアシートは名前入りが嬉しいです。

進行状況を見ながら、決勝はトーナメントにするのか?リーグ戦にするのか?はたまた1ゲーム15点までで終わりにするのか?

時間を考慮しつつ運営本部で判断されてくださいませ!

運営パート⑤:大会終了後のまとめ・結果発表

事前に準備したタイムテーブルを元に全試合が終了したら、あとは表彰や景品の授与。それと片付けですね。

大会終了後必ず何かしら忘れ物が出てきます。
貴重品などがあれば保管し後日問い合わせ来たらお渡し対応しませう。

それと!
意外と重要なのが結果発表です。

予選リーグの他チーム状況みたーい

そんな奥様方の声がよく聞こえてきます。

これまたインターネットで結果を掲載すると参加者の満足度向上につながりますね。

メール転記作業が大変だった

今、この記事を書いていて思い出しました。

過去に個人ダブルス戦の申込み130件近くをメールで受付した際、参加者氏名を表に転記する作業が相当辛かったです。

おそらく紙ベースで受付をしている方でも、この大変さは同感してくれるのではないでしょうか?

maijun
メールというITツールを使っているのに、なぜに力技で転記作業しないといけないの?

転記しながら毎回感じていました。しかも人力で転記作業するので人的ミスも発生しちゃうという(汗)

Googleフォームなどを用いればそのあたり転記作業は減りますが、Googleフォームだと何回もエントリー入力できるので重複受付しちゃったり、結局は受付完了メールを送らないといけないので個別のやり取りは避けられないんですよね。

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mintonだと転記作業がなく、受付完了メールも自動送信してくれるので参加者とのやり取りも問い合わせ対応くらいで済みました。エントリーリストをエクセルで使える形式(CSV)で取得できたのは便利でしたね。転記作業無くなるのは相当助かりました。神

さいごに

いかがでしょうか?
駆け足で運営の勘所などをご紹介してみました。

本当はもっと細かく説明したい部分もありますが、突き詰めると永遠に続きそうなので今回はこのあたりで止めてみます。

ちなみに一番意識すべきは以下の点でしょう。

参加者が満足するような大会運営

もしも100人参加者がいたとしたら、100人全員が満足するというのは実は無理だったりします。十人十色、百人百色。ほんと意見は様々で人それぞれです。例えば・・・

○○さん上手なのに何故三部にエントリーしてるの?

よくあるご意見ですね(汗)

でも100人全員が満足するのは無理ですが、90人ぐらいが満足するってのはなんとか出来ます。

もしも大会運営する必要が出てきた場合、9割の参加者が満足するぐらいの大会運営を目指してみてください。

以上!大会運営の方法や勘所のご紹介でした!


mintonについて
mintonは、バドラー(バドミントンに関わる全ての人)にとって便利で楽しい世界を創出することをミッションに立ち上げられたポータルサイトです。

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maijun

バドミントン・テニス・卓球・バレーなどネットがあるスポーツ大好き人間。仕事がIT系なので稀にインターネット関係の事をつぶやいたりします。2013年頃から「ネットプレイな日々」というブログを運営。色々と楽しみながらブログ運営をすることに決め毎日楽しんでます。 プロフィール詳細

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